Речевой этикет в документах. Этикет существует и в официально-деловом стиле Речевой этикет в документах
Этикет – установленный порядок поведения где-либо. Деловой этикет – это порядок поведения, установленный в сфере делового общения. В основе правил делового этикета лежит: вежливое, уважительное и доброжелательное отношение к деловому партнеру; соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающими разное служебное положение; умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера, не задевая его самолюбия; терпимость к чужому мнению, не совпадающему с вашим; умение признать свои ошибки, быть самокритичным; умение использовать в споре аргументы, а не авторитеты.
В письменном деловом общении этикет проявляет себя в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации, формулировке поручений и др. Этикет – важнейший инструмент в достижении коммуникативной цели и одновременно проявление культуры пишущего.
В деловой переписке использование этикетных средств также носит регламентированный характер.
Обращение – это апелляция к личности адресата. Задача обращения – установить контакт с адресатом, привлечь его внимание, заинтересовать. Обращение – обязательный элемент коммерческой переписки. В последнее время обращение нередко используется и в служебной переписке, если ситуация требует обратиться непосредственно к должностному лицу.
При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства.
Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является: Уважаемый господин... (фамилия)! Уважаемая госпожа... (фамилия)! Уважаемые господа!
При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм возможно обращение с указанием должности и без фамилии, например: Уважаемый господин Президент! Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин мэр! Уважаемый господин министр!
В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству: Уважаемый Анатолий Иванович!
При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение: Уважаемы коллеги!
Правила делового этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости: С уважением.
Согласно традициям отечественного делового этикета, при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений и т. п. принята форма выражения от первого лица множественного числа:
Предлагаем Вашему вниманию коллекцию обуви сезона «Весна-Лето-2003» ...
Представляем на рассмотрение и утверждение проект торгового комплекса...
Напоминаем, что срок выполнения договора... истекает... Просим сообщить о возможности приобретения торгового оборудования...
Формула обращения от первого лица единственного числа прошу, предлагаю, приглашаю используется в письмах конфиденциального содержания, а также в документах, оформленных на бланках должностных лиц.
Как подчеркивают специалисты в области делового этикета, тональность деловых писем должны определять корректность и оптимизм. Кроме того, убедительность делового послания, его воздействующая сила зависят от выбранной формы, стиля письма. Убеждает не только информация, но и тональность, в которой ведется переписка, во многих случаях именно она определяет характер делового диалога между фирмами, организациями. Так, например, использование этикетных средств позволяет смягчить категоричность высказывания. Сравните:
На наш взгляд, цены на Вашу продукцию высоки, что делает невыгодной ее реализацию в нашем регионе. Мы выражаем надежду на разумную ценовую политику с Вашей стороны, что, в конечном счете, приведет к длительному и плодотворному сотрудничеству.
В функции этикетных средств могут выступать вводные слова, указывающие на отношение автора к предмету сообщения, придающие высказыванию оценочность. Например:
Если рассматривать долю продукции Вашего предприятия в объеме нашей реализации, то она составляет, к сожалению, около 7%.
Следует исключить, однако, так называемую ложную вежливость. Вычурные выражения типа Будьте так любезны или Не откажите в любезности сообщить и подобные неуместны в деловых письмах.
С помощью этикетных средств, а также средств образности можно снять чрезмерную официальность, сухость послания, разнообразить интонационный рисунок текста, придать речи при необходимости экспрессивные оттенки.
Пример использования этикетных фраз, устойчивых оборотов разговорной речи в коммерческом информационном письме:
Приносим свои извинения за вновь причиняемое беспокойство. К сожалению, в банке очередное закручивание гаек , и мы не можем получить паспорт сделки без вышеуказанных документов и, следовательно, произвести оплату.
С уважением Подпись
Итак, выбор этикетных средств обусловлен, в первую очередь, коммуникативной заданностью послания. Однако никакой список рекомендуемых выражении не позволит полностью решить проблему официального речевого этикета. Только культура, такт и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать правильный подбор слов и выражений.
Этикет - установленный порядок поведения. Деловой этикет - это порядок поведения, установленный в сфере делового общения. В основе правил делового этикета лежит: вежливое, уважительное и доброжелательное отношение к деловому партнеру; соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающими разное служебное положение; умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера, не задевая его самолюбия; терпимость к чужому мнению, не совпадающему с вашим; умение признать свои ошибки, быть самокритичным; умение использовать в споре аргументы, а не авторитеты.
В письменном деловом общении этикет проявляется в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации, и др. Как подчеркивают специалисты, этикет - важнейший инструмент в достижении коммуникативной цели и одновременно проявление культуры пишущего. В деловой переписке использование этикетных средств носит регламентированный характер.
Обращение - это апелляция к личности адресата. Задача обращения - установить контакт с адресатом, привлечь его внимание, заинтересовать. Обращение - обязательный элемент коммерческой переписки. В последнее время обращение нередко используется и в служебной переписке, если ситуация требует обратиться непосредственно к должностному лицу.
При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства. Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является: Уважаемый господин… (фамилия)! Уважаемая госпожа… (фамилия)! Уважаемые господа!
При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм возможно обращение с указанием должности и без фамилии, например: Уважаемый господин Президент! Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин мэр!
В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству: Уважаемый Владимир Андреевич!
При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение: Уважаемые коллеги! Правила делового этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости С уважением.
Согласно традициям отечественного делового этикета при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений и т.п. принята форма выражения от первого лица множественного числа:
Предлагаем Вашему вниманию коллекцию обуви сезона «Вес-на-лето_2000…; Представляем на рассмотрение и утверждение проект торгового комплекса…; Напоминаем, что срок выполнения договора… истекает…
Формула обращения от первого лица единственного числа прошу, предлагаю, приглашаю используется в письмах конфиденциального содержания, а также в документах, оформленных на бланках должностных лиц.
Как подчеркивают специалисты в области делового этикета, тональность деловых писем должны определять корректность и оптимизм. Кроме того, убедительность делового послания, его воздействующая сила, зависят от выбранной формы, стиля письма. Убеждает не только информация, но и тональность, в которой ведется переписка, во многих случаях именно она определяет характер делового диалога между фирмами, организациями.
Использование этикетных средств позволяет смягчить категоричность высказывания. Так, например, отказ, смягченный этикетными формулами вежливости, оставляет открытой возможность дальнейшего сотрудничества.
На наш взгляд, цены на Вашу продукцию высоки, что делает невыгодной ее реализацию в нашем регионе.
Мы выражаем надежду на разумную ценовую политику с Вашей стороны, что, в конечном счете, приведет к длительному и плодотворному сотрудничеству.
В функции этикетных средств могут выступать вводные слова, указывающие на отношение автора к предмету сообщения, придающие высказыванию оценочность. Например:
Если рассматривать долю продукции Вашего предприятия в объеме нашей реализации, то она составляет, к сожалению, около 7%.
Официально-деловой стиль является частью нормативного русского языка. В нем есть свои правила употребления слов и речевой этики.
Документ – это не просто текст, он имеет юридическую силу, поэтому нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Субъективный момент, личные качества должны быть сведены к минимуму. Следовательно, в деловой речи не употребляются слова, имеющие эмоциональную окраску. Использование разговорных, просторечных, диалектных слов и фразеологических оборотов в деловой речи недопустимо. Но иногда документ в зависимости от цели в той или иной степени все-таки приобретает эмоциональную окраску. Например, в документе может быть выражена просьба, благодарность и требование, иногда в категоричной форме. Однако в первую очередь должны использоваться средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуации и фактов.
Что касается людей, работающих в системе, то степень владения деловым этикетом определяет степень профессиональной пригодности человека. Это прежде всего относится к государственным служащим, политикам и так далее, т. е. к тем, кто по роду своей деятельности должен в совершенстве владеть официально-деловым стилем. Знание правил речевого этикета, их соблюдение позволяют человеку чувствовать себя уверенно.
Речевой этикет – это прежде всего система устойчивых формул общения. К этому можно добавить, что речевой этикет – это еще и умение правильно и грамотно составить документы – от простой справки до деловых писем и документов.
При составлении деловых бумаг, документов нужно следовать некоторым условиям. Понятия и термины должны быть однозначными, лишенными каких-либо наслоений и синонимических связей. Отсюда возникает необходимость для делового человека хорошего знание языка. Несмотря на строгость деловой речи, язык должен быть достаточно разнообразен и четок, чтобы выразить весь смысл документа. Лексика просьбы должна отличаться от лексики требования. Составляя документ, следует осознавать, что это официальная бумага, и фразы, выражающие личное отношение, здесь неуместны. Конечно, важным остается знание грамматических правил и синтаксиса. Строгость стиля не освобождает пишущего от соблюдения правил чистописания. Любое высказывание должно строиться на основе последовательного и доказательного мышления. Как было сказано выше, логика является основой написания любого официального документа. В тексте должны содержаться только факты. Речевой этикет документа в официально-деловом стиле не допускает рассуждений по теме данной бумаги (заявления, протоколы и т. д.).
К тому же речевой этикет имеет национальную специфику. Каждый народ создал свою систему правил речевого поведения. Например, не следует употреблять в деловых бумагах, документах, письмах личные местоимения, так как, составляя их, вы обращаетесь прежде всего к организации. Если специфика документа такова, что обращение относится к определенному лицу (директору, руководителю предприятия), то следует обращаться на «Вы», т. е. использовать местоимение 2-го лица множественного числа. Четко исполнять данные правила речевого этикета означает показать себя грамотным и высокопрофессиональным.
Этикет – это установленный порядок
поведения, следование моральным,
общественным нормам
Речевой этикет- это нормы речевого
поведения, принятые в данном обществе;
это национально-специфичные правила
речевого поведения, применяемые в
ситуациях вступления собеседников в
контакт и для поддержания общения.
В разных сферах общения существуют свои нормы и правила этикета
Деловой этикет- это порядок поведения,принятый в сфере общения. Он требует
соблюдения регламентированности
официально-деловых отношений.
В деловой письменной речи недопустимы
ирония, сарказм, оскорбления.Адресантам не рекомендуется:
Побуждать адресата к срочному принятию решения;
Навязывать адресату решение вопроса в пользу
адресанты;
Начинать послание с отказа в тех случаях, когда
положительное решение вопроса не представляется
возможным;
Для адресата официальной
корреспонденции с точки зрения этических
норм обязательным является оперативный и
четкий ответ.
Основные речевые формулы делового этикета
- это формулы обращения, выражения просьб,поручений, отказов, претензий и др.
Обращение – это аппеляция к адресату, его
наименование в процессе коммуникации.
Оно является обязательным элементом
коммерческой корреспонденции.Наименование адресата в документе может
быть универсальным и профессиональным.
Униферсальные наименования
используются как формы вежливого
обращения к адресату: господа, господин,
госпожа, граждане, коллеги, товарищ.
Часто сочетаются с фамилией, именем,
отчеством адресата и прилагательными
уважаемый, уважаемые.Наиболее общая формула обращения:
Уважаемые господа!; Уважаемый господин …
(фамилия)!; Уважаемая госпожа … (фамилия)!
К высокопоставленным чиновника, депутатам принято
обращаться со словами
Глубокоуважаемый и Многоуважаемый.
При обращении к должностным лицам органов гос. власти и
управления, президентам фирм возможно обращение с
указанием должности и без фамилии:
Уважаемый господин председатель!
В письмах-приглашениях допустимо обращение по имени и
отчеству:
Уважаемая Ольга Андреевна!Нарушением правил речевого этикета
является обращение по следующей
формуле:
Уважаемый + господин +
(фамилия) + (имя,
отчество)!В официальных документах возможно
наименование адресата по профессии, должности
и т.п. Например:
Уважаемый профессор…
При апелляции к лицам одной профессии
распространено обращение:
Уважаемые коллеги!; Уважаемый коллега!Из местоимений 2-го лица (ты - вы) допустима
только одна форма мн.ч., при обращении к одному
лицу – Вы.
При формулировке просьб, запросов и т.п.
используется форма 1-го лица
мн.ч.(«представительское «мы»):
Мы рады приветствовать вас… Мы
предлагаем свою продукцию… Мы
обращаемся к Вам с просьбой
Местоимения 3-го лица (он, она, оно, они)
используются в официальной переписке редко. Это
объясняется их универсальностью(указывают на
лицо и предмет).Глаголы в деловых письмах употребляются в
изъявительном наклонении, редко –
повелительного наклонения
(Позвольте поблагодарить Вас…).
Преобладают формы глаголов 3-го лица мн.ч.:
Сообщаем Вам, что…; Напоминаем…
Направляем в Ваш адрес…
Форма 1-го лица ед.ч. используется в документах,
оформленных на бланках должностных лиц:
Прошу дать ответ… Предлагаю…
Приглашаю…Из глагольных форм действительного и
страдательного залога чаще выбирается
страдательный залог, поскольку для деловой
переписки важнее факт совершения
действия, а не указание на субъекта:
Ваш заказ выполнен (а не «Мы выполнили
Ваш заказ»);
Запрос рассмотрен (а не «Мы рассмотрели
запрос»).В функции речевых этикетных средств могут
выступать вводные слова, позволяющие не
нарушать такие принципы этикета, как
вежливость и корректность, особенно в письмахотказах. Здесь целесообразно использовать
вводные слова типа:
На наш взгляд… К сожалению…,
а так же синтаксические конструкции типа:
Несмотря на предпринятые нами усилия…
Мы рассматриваем возможность
предоставления Вам… Надеемся на
долгосрочное сотрудничество… Желаем
успехов!С помощью формул речевого этикета можно
снять чрезмерную официальность, придать
высказыванию при необходимости
экспрессивные оттенки. Например:
Нам приятно сообщить, что…
Мы обеспокоены отсутствием…
Мы полагаем, что оптимальное решение…Выбор той или иной формулы речевого
этикета зависит от конкретной
коммуникативной ситуации (благодарность,
просьба, извинение и т.д.). Учитываются также
экстралингвистические факторы: адресант,
адресат, канал общения, форма общения и др.
От того, как отражается в деловой переписке та
или иная коммуникативная ситуация, какие
для этого выбраны языковые средства, зависит
не только понимание партнерами друг друга,
но и дальнейшее развитие их отношений.
Этикет – установленный порядок поведения. Деловой этикет – это порядок поведения, установленный в сфере делового общения. В основе правил делового этикета лежит: вежливое, уважительное и доброжелательное отношение к деловому партнеру; соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающими разное служебное положение; умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера, не задевая его самолюбия; терпимость к чужому мнению, не совпадающему с вашим; умение признать свои ошибки, быть самокритичным; умение использовать в споре аргументы, а не авторитеты.
В письменном деловом общении этикет проявляется в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации, и др. Как подчеркивают специалисты, этикет – важнейший инструмент в достижении коммуникативной цели и одновременно проявление культуры пишущего. В деловой переписке использование этикетных средств носит регламентированный характер.
Обращение – это апелляция к личности адресата. Задача обращения – установить контакт с адресатом, привлечь его внимание, заинтересовать. Обращение – обязательный элемент коммерческой переписки. В последнее время обращение нередко используется и в служебной переписке, если ситуация требует обратиться непосредственно к должностному лицу.
При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства. Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является: Уважаемый господин… (фамилия)! Уважаемая госпожа… (фамилия)! Уважаемые господа!
При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм возможно обращение с указанием должности и без фамилии, например: Уважаемый господин Президент! Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин мэр!
В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству: Уважаемый Владимир Андреевич!
При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение: Уважаемые коллеги! Правила делового этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости С уважением.
Согласно традициям отечественного делового этикета при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений и т.п. принята форма выражения от первого лица множественного числа:
Предлагаем Вашему вниманию коллекцию обуви сезона «Вес-на-лето‑2000…; Представляем на рассмотрение и утверждение проект торгового комплекса…; Напоминаем, что срок выполнения договора… истекает…
Формула обращения от первого лица единственного числа прошу, предлагаю, приглашаю используется в письмах конфиденциального содержания, а также в документах, оформленных на бланках должностных лиц.
Как подчеркивают специалисты в области делового этикета, тональность деловых писем должны определять корректность и оптимизм. Кроме того, убедительность делового послания, его воздействующая сила, зависят от выбранной формы, стиля письма. Убеждает не только информация, но и тональность, в которой ведется переписка, во многих случаях именно она определяет характер делового диалога между фирмами, организациями.
Использование этикетных средств позволяет смягчить категоричность высказывания. Так, например, отказ, смягченный этикетными формулами вежливости, оставляет открытой возможность дальнейшего сотрудничества.
На наш взгляд, цены на Вашу продукцию высоки, что делает невыгодной ее реализацию в нашем регионе.
Мы выражаем надежду на разумную ценовую политику с Вашей стороны, что, в конечном счете, приведет к длительному и плодотворному сотрудничеству.
В функции этикетных средств могут выступать вводные слова, указывающие на отношение автора к предмету сообщения, придающие высказыванию оценочность. Например:
Если рассматривать долю продукции Вашего предприятия в объеме нашей реализации, то она составляет, к сожалению, около 7%.
В мировой практике делового письма признаком хорошего тона является выражение благодарности за точность, за своевременный ответ: Благодарим Вас за своевременный ответ…; Позвольте выразить признательность за участие в….
По мнению специалистов, этикетные модели выражения радости, надежды, уверенности, одобрения, признательности – не просто украшают текст делового послания, лишая его привычной сухости, но и создают определенную тональность восприятия, влияют на отношение адресата к сообщаемому. Например:
С удовольствием приглашаю Вас принять участие в…; Имею честь пригласить Вас…; Мы были бы рады видеть Вас на…
Следует исключить, однако, так называемую ложную вежливость. Вычурные выражения, типа Будьте так любезны или Не откажите в любезности сообщить и подобные, неуместны в деловых письмах.
С помощью этикетных средств, а также средств образности можно снять чрезмерную официальность, сухость послания, разнообразить интонационный рисунок текста, Придать речи при необходимости экспрессивные оттенки. Пример использования этикетных фраз, устойчивых оборотов разговорной речи в коммерческом информационном письме:
Приносим свои извинения за вновь причиняемое беспокойство. К сожалению, в банке очередное закручивание гаек, и мы не
можем получить паспорт сделки без вышеуказанных документов и, следовательно, произвести оплату.
С уважением Подпись
Итак, выбор этикетных средств обусловлен, в первую очередь, коммуникативной заданностью послания. Однако никакой список рекомендуемых выражений не позволит полностью решить проблему официального речевого этикета. Только культура, такт и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать правильный подбор слов и выражений.
